Le système tutoral est composé des résultats de trois actions principales : i) l’analyse des besoins de soutien des apprenants, ii) la priorisation des réponses tutorales permettant d’y répondre, iii) la détermination des profils de tuteurs. Ces actions peuvent être entreprises dès que le projet est défini dans ses grandes lignes, soit la production du pitch. L’analyse des besoins de soutien des apprenants constitue une sous partie de l’analyse des publics. La priorisation des réponses tutorales ainsi que les profils de tuteurs viennent enrichir le synopsis. Le système tutoral doit être validé avant la phase de conception.
Le scénario tutoral est composé des résultats de trois actions : i) la conception des intervention tutorales et leur positionnement sur le scénario détaillé, ii) la quantification des interventions tutorales, iii) la rédaction de la charte tutorale. Ces actions, pour être entreprises nécessitent la production préalable du scénario général pour les interventions tutorales structurelles et du scénario détaillé pour les interventions tutorales conjoncturelles. Une fois ces interventions déterminées et en s’appuyant sur la description des profils de tuteurs réalisée lors du livrable « système tutoral », il est nécessaire de rédiger la charte tutorale qui correspond aux droits et devoirs des tuteurs et des apprenants les uns envers les autres. Le scénario tutoral doit être validé avant la phase de production car il est lui-même prescripteur de production de ressources (guide de tuteur, FAQ, didacticiels, fiche méthodologiques, etc.)
Le plan de diffusion est composé des résultats de trois actions : i) la formation des tuteurs et l’initiation d’une communauté de pratiques des tuteurs, ii) la mise au point des outils de suivi des interventions tutorales, iii) la détermination du modèle économique du dispositif tutoral. La formation des tuteurs peut intervenir dès que ceux-ci ont été identifiés mais ne doit pas être trop éloignée du démarrage de la diffusion du dispositif. La communauté de pratiques est à initier en même temps mais poursuit son activité tout au long et même après la diffusion du dispositif. La mise au point des outils de suivi des interventions tutorales doit être effectuée de préférence en amont de la formation des tuteurs afin qu’ils en constituent un des éléments. Le modèle économique du dispositif tutoral, qui peut être déjà cerné après le livrable « système tutoral » et précisé après le livrable « scénario tutoral » doit être finalisé avant la diffusion du dispositif. Le plan de diffusion doit forcément précédé la diffusion puisqu’il en conditionne le bon déroulement.
L’audit du tutorat est un des éléments du plan d’évaluation. Il est organisé autour de trois étapes : i) le recueil de données, convoquées ou provoquées par entretien et questionnaires, ii) l’analyse des données et la présentation des résultats, iii) la formulation de préconisations d’amélioration du dispositif tutoral. L’audit du tutorat peut être réalisé tout au long de la diffusion, en particulier par la collation des rapports d’animation mais est généralement effectué à la fin de celle-ci, conjointement au plan d’évaluation.
